Anglo american plc aviso de privacidad para el candidato

La Compañía recopila y procesa sus datos personales para los fines descritos en este Aviso de Privacidad. “Datos Personales” significa cualquier información que describa o se relacione con una persona identificado o identificable. Una persona identificable es aquella que puede identificarse directa o indirectamente, en particular por un identificador, como un nombre, un número de identificación, datos de ubicación, un identificador en línea o uno o más factores específicos de identidad social, cultural, mental, genética, fisiológica o física de ese individuo.

3.1 Podemos recopilar distintos tipos de datos personales sobre su persona para los fines descritos en este Aviso de Privacidad, que incluyen:

• 3.1.1 Datos personales: su nombre, género, nacionalidad, estado civil, fecha de Nacimiento, edad, detalles de contacto personal (por ejemplo, dirección, número de teléfono o móvil, correo electrónico), documento nacional de identidad, información de inmigración y elegibilidad para trabajar, licencia de conducir, idiomas hablados, información de contacto de familiares/dependientes/emergencia y cualquier ajuste requerido como un resultado, afiliación sindical y credo religioso;
• 3.1.2 Datos de selección y contratación: habilidades y experiencia, referencias, Currículo Vitae y datos de evaluación y entrevistas (incluyendo los resultados de las pruebas psicométricas, en caso de ser necesario), información relacionada con el resultado de su solicitud, notas y registros de las entrevistas, detalles de cualquier oferta que le sea propuesta;
• 3.1.3 Información financiera: sus datos bancarios, información fiscal, número de seguridad social, información de préstamos estudiantiles (si es aplicable) y detalles de trabajo anterior (cuando sea importante);
• 3.1.4 Datos de verificaciones y averiguaciones: la información de verificaciones y averiguaciones (por ejemplo, resultados de verificación de referencia de crédito, verificación de lista de observación global, verificación de antecedentes penales relacionados con condenas no ejecutadas cuando realizados y permitidos por la legislación aplicable y verificación de derecho al trabajo);
• 3.1.5 Información de Funciones: incluyendo la posición laboral, fecha de inicio y salario;
• 3.1.6 Datos de igualdad y diversidad: donde lo permita la ley y se brinde voluntariamente, datos sobre sexo, edad, raza, nacionalidad, creencias religiosas y sexualidad (almacenados anónimamente para fines de monitoreo de igualdad de oportunidades); y
• 3.1.7 Cualquier otro dato personal que decida revelarnos durante el transcurso de su solicitud, ya sea verbalmente o por escrito.

3.2 Es posible recopilar cierta información adicional cuando resulte necesario y esté permitido por las leyes locales aplicables.

4.1 En la medida en que lo permitan las leyes aplicables, la Compañía recopila y procesa una cantidad limitada de datos personales dentro de los datos mencionados anteriormente en el apartado 3.1 que forman parte de las categorías especiales llamados en ciertas ocasiones “datos personales confidenciales”. Este término se refiere a información relacionada con:

• 4.1.1 Origen racial o étnico;
• 4.1.2 Opiniones políticas;
• 4.1.3 Creencias filosóficas o religiosas;
• 4.1.4 Salud mental o física (incluyendo información de adaptaciones o ajustes);
• 4.1.5 Membresía sindical;
• 4.1.6 Vida u orientación sexual;
• 4.1.7 Datos biométricos y genéticos; y
• 4.1.8 Antecedentes penales e información sobre delitos o procedimientos penales.

5.1 La Compañía recopila y registra sus datos personales a partir de distintas fuentes, pero principalmente directamente de usted. Proporcionará esta información directamente a la Compañía, ingresándola a nuestros sistemas (por ejemplo, el portal de solicitud de empleo de la Compañía) o las personas con las que interactúa durante el proceso de solicitud de empleo. Además, más información sobre usted se obtendrá de las personas con las que interactúa durante el proceso de solicitud de empleo.

5.2 También obtenemos información de terceros: por ejemplo, referencias de un empleador anterior, información de autoridades tributarias, referencias de empleados existentes, o donde contratamos a un tercero para llevar a cabo una verificación de antecedentes (siempre que lo permita la ley aplicable) u ocasionalmente de clientes.

5.3 Cuando le solicitemos el suministro de datos personales con carácter obligatorio, se lo informaremos en el momento de la recopilación y, en caso de que el contrato o el estatuto así lo requiera, se indicará. Ante la ausencia de la información obligatoria, no podremos llevar a cabo ciertos procesos . Por ejemplo, si tiene éxito en su solicitud, pero no nos proporciona sus datos bancarios, no podremos pagarle. En algunos casos, puede significar que no podemos continuar con su solicitud, ya que la Compañía no tendrá los datos personales que creemos que son necesarios para una gestión y administración efectiva y eficiente de nuestra futura relación con usted.

5.4 Además de los datos personales relacionados con su persona, también puede proporcionar a la Compañía datos personales de terceros, especialmente sus dependientes y otros miembros de la familia, para fines de administración y gestión de recursos humanos. Antes de proporcionar dichos datos personales de terceros a la Compañía, primero debe informar a estos terceros sobre los datos que pretende proporcionar a la Compañía y del procesamiento que llevará a cabo la misma, tal como se detalla en este Aviso de Privacidad.

Sus datos personales se recopilan y procesan para diversos fines comerciales, de conformidad con las leyes aplicables y de acuerdo con algún contrato de negociación colectiva aplicable. Hemos establecido, en este Aviso de Privacidad, los propósitos para los que podemos utilizar sus datos personales. Los datos pueden usarse ocasionalmente para fines no evidentes para usted cuando las circunstancias así lo justifiquen. Podemos, si lo consideramos necesario, brindarle información adicional para garantizar que comprenda cómo se pueden usar sus datos personales.

6.1 La base legal sobre la que procesamos sus datos personales

6.1.1 Cuando la Compañía procesa sus datos personales lo hace sobre la base de una base legal o justificación para ese procesamiento. El procesamiento de categorías especiales de datos siempre está justificado sobre la base de una condición legal adicional. En la mayoría de los casos, el procesamiento de sus datos personales se justificará de una de las siguientes maneras:

• 6.1.1.1 El procesamiento es necesario para cumplir con una obligación legal a la que está sujeta la Compañía (por ejemplo, revelar la información para HMRC (Administración fiscal y aduanera del Reino Unido) o cualquier otra autoridad fiscal y de seguridad social correspondiente, evitar la discriminación ilegal, cumplir con los requisitos legales de mantenimiento de registros o con las obligaciones de salud y seguridad) y/o;
• 6.1.1.2 Cuando no exista una obligación legal, procesaremos sus datos cuando el procesamiento sea necesario para tomar medidas, cuando lo solicite, antes de celebrar un contrato laboral o un contrato de servicios o similar (por ejemplo, recopilar datos bancarios para pagar su salario o procesar la información para proporcionarle beneficios contractuales a los que tiene derecho); y/o
• 6.1.1.3 Cuando los dos apartados anteriores no puedan ser aplicados, podemos procesar sus datos personales cuando el procesamiento sea necesario llevar a cabo los legítimos intereses perseguidos por la Compañía, excepto cuando dichos intereses sean anulados por sus intereses o derechos y libertades fundamentales que requieren de la protección de los datos personales. La Compañía considera que tiene un interés legítimo en procesar los datos para los fines establecidos anteriormente. Esto es necesario para garantizar la contratación justa y efectiva del personal adecuado y la recompensa efectiva, administración, soporte, desarrollo y gestión de los solicitantes. Esto es importante para garantizar que la Compañía continúe cumpliendo sus objetivos y metas comerciales tanto a corto como a largo plazo; mantener su reputación; y continuar atrayendo y reteniendo solicitantes de alto nivel.

6.1.2 En ciertas ocasiones podemos procesar sus datos personales con el propósito de cumplir con los intereses legítimos perseguidos por un tercero, excepto cuando dichos intereses sean anulados por sus intereses o derechos y libertades fundamentales que requieren de la protección de los datos personales (por ejemplo, para cumplir con los requisitos de seguridad de nuestros clientes).

6.1.3 En circunstancias excepcionales en las que no tenemos un interés legítimo en el procesamiento, pero usted nos solicita que procesemos datos para un propósito particular, podemos llevar a cabo el procesamiento sobre la base de su consentimiento. En su debido momento, lo dejaremos en claro.

6.1.4 Detallaremos a continuación los fines para los que podemos utilizar sus datos personales y la base legal en la que nos amparamos en cada caso.

6.2 Los fines para los cuales utilizamos los datos personales y la base legal aplicable

Hemos identificado una serie de propósitos para recopilar y procesar sus datos personales. Éstos se detallan a continuación junto con la base legal en la cual nos amparamos en cada caso:

6.3 Bases legales adicionales en las que nos basamos cuando procesamos datos de categorías especiales (para los candidatos que se encuentran en cualquier lugar excepto Australia)

Las categorías especiales de datos personales que procesa la Compañía se detallan en los puntos anteriores. Cuando procesemos categorías especiales de datos, estará justificado por una condición establecida en el apartado 6.1.1 y también por una de las siguientes condiciones adicionales:

• 6.3.1 El procesamiento es necesario para el cumplimiento de las obligaciones y el ejercicio de los derechos de usted o la Compañía en el ámbito de la legislación laboral, la seguridad social y la protección social, en la medida en que lo permitan las leyes vigentes;
• 6.3.2 El procesamiento es necesario para proteger sus intereses vitales o de otra persona que es física o legalmente incapaz de dar su consentimiento (por ejemplo, en situaciones de emergencia excepcionales como una emergencia médica);
• 6.3.3 El procesamiento es necesario por razones de interés público;
• 6.3.4 El procesamiento es necesario para el establecimiento, ejercicio o de defensa de reclamos legales; o
• 6.3.5 En circunstancias excepcionales, el procesamiento se lleva a cabo sujeto a su consentimiento explícito.

6.4 Los fines para los que utilizamos los datos personales de categorías especiales y la base jurídica adicional aplicada

Hemos identificado una serie de propósitos para recopilar y procesar su información personal de categoría especial. Estos se detallan a continuación junto con la base legal adicional aplicada en cada caso:

6.5 Bases legales adicionales en las que nos basamos cuando procesamos datos de categorías especiales (solo para los candidatos que se encuentran en Australia)

Los datos personales de categorías especiales que la Compañía procesa se establecen anteriormente. En Australia, cuando procesamos datos de categorías especiales, lo hacemos amparados por las siguientes justificaciones:

• 6.5.1 Una condición definida en el punto 6.1.1 anterior, si los candidatos también manifestaron su consentimiento para la recopilación de la información; o
• 6.5.2 Se cumple una de las siguientes condiciones:
  • 6.5.2.1 La recopilación de la información se requiere o está autorizada por, o bajo, una ley o una orden de un tribunal/corte australiana;
  • 6.5.2.2 Existe una “situación general permitida” (dentro del significado de ese término en la sección 16A de la Ley de Privacidad de 1988 [Cth]) con relación a la recopilación de la información; o
  • 6.5.2.3 Existe una “situación de salud permitida” (dentro del significado de ese término en la sección 16B de la Ley de Privacidad de 1988 [Cth]) con relación a la recopilación de la información.

6.6 Podemos solicitar su consentimiento para un procesamiento determinado que no está justificado en una de las bases anteriores. Si se requiere el consentimiento para el procesamiento en cuestión, se le solicitará por separado, para garantizar que se da de forma libre, notificada y explícita. Se le proporcionará información sobre dicho procesamiento en el momento en que se solicite el consentimiento, junto con el impacto de no proporcionar dicho consentimiento. Debe saber que no es una condición o requisito de su empleo aceptar una solicitud de consentimiento de la Compañía.

6.7 Procesamiento de datos relacionados con condenas e infracciones penales

Los datos personales relacionados con condenas e infracciones penales sólo serán procesados en los casos autorizados por las leyes vigentes. Por ejemplo, un control de antecedentes penales puede llevarse a cabo en el proceso de su contratación.

7.1 La toma de decisiones automática ocurre cuando un sistema electrónico usa información personal para tomar una decisión sin la intervención humana. Solo hacemos esto cuando es necesario para llevar a cabo el contrato con usted y hay establecidas medidas apropiadas para proteger sus derechos.

7.2 Al realizar una contratación para ciertas funciones, podemos rechazar automáticamente a los candidatos según sus respuestas a ciertas preguntas de selección. Esto sucederá si existen requisitos legales como parte de la función (por ej. derecho de trabajar o calificaciones o certificaciones mínimas). Si esto aplica, el candidato no tendrá éxito con su solicitud de empleo. Todos los requisitos de la función se expresarán claramente en la descripción del empleo.

7.3 En algunas funciones, podemos usar la inteligencia artificial para escanear las solicitudes de empleo y los CV con el fin de evaluar que correspondan a los requisitos de la función, incluidos en la descripción del empleo. A partir de esto, los candidatos se clasificarán según los resultados del escaneo. Luego, una persona tomará las decisiones de la contratación.

7.4 En casos limitados, también podemos rechazar automáticamente a los candidatos que no obtengan la puntuación necesaria en una prueba de evaluación que deben realizar como parte del proceso de solicitud de empleo. Si esto aplica, el candidato no tendrá éxito con su solicitud de trabajo.

7. 5 En cualquiera de las situaciones específicas descritas antes, usted tiene 21 días para solicitar una reconsideración de cualquier decisión tomada por medios automáticos

8.1 La Compañía se esfuerza en garantizar que los datos personales se mantengan lo más actualizados posibles y que los datos irrelevantes o excesivos se eliminen o se hagan anónimos tan rápido como sea posible.

8.2 En general, retenemos datos personales durante el tiempo que sea necesario para satisfacer el propósito para el que se recopilaron. Normalmente, será el período de su solicitud y, de ser exitoso, será el período de duración de su empleo/contrato con nosotros más cualquier período legal de limitación aplicable después de su partida, aunque es posible que algunos datos, como la información jubilatoria, deban mantenerse por más tiempo. Es posible que conservemos algunos tipos específicos de datos, por ejemplo, registros de impuestos, por diferentes períodos de tiempo, según lo exija la ley aplicable. Sin embargo, algunos datos personales pueden conservarse durante períodos de tiempo variables con el fin de cumplir con las obligaciones legales y reglamentarias y por otros motivos comerciales legítimos.

9.1 Dentro de la Compañía, sus datos personales pueden ser accedidos o divulgados internamente según la necesidad de conocimiento por parte de:

• 9.1.1 Recursos Humanos locales, regionales y globales, incluyendo gerentes y miembros del equipo;
• 9.1.2 Administración ejecutiva local o regional responsable de gestionar o tomar decisiones en relación con la solicitud a la Compañía o cuando se encuentra involucrado en un proceso con referencia a su solicitud a la Compañía;
• 9.1.3 Administradores de sistemas; y
• 9.1.4 Cuando sea necesario para la realización de tareas específicas o mantenimiento del Sistema por parte de los solicitantes en los equipos de la Compañía, tales como los Golbal Shared Service, Departamentos de TI y Finanzas y el equipo de soporte de sistemas de información de Recursos Humanos Global.

9.2 Ciertos datos personales básicos, como el nombre, información de contacto y cualquier perfil de habilidades y experiencias publicado, también pueden estar accesibles para otros empleados. Las medidas de seguridad implementadas dentro de la Compañía para proteger sus datos se informan a continuación.

9.3 Sus datos personales también son accedidos por terceros, con quienes trabajamos en conjunto, para el suministro de servicios. Por ejemplo:

• 9.3.1 Proveedores de selección y consulta;
• 9.3.2 Proveedores de evaluación (por ejemplo, para pruebas psicométricas y evaluaciones médicas);
• 9.3.3 Proveedores externos de alojamiento de datos/software;
• 9.3.4 Proveedores de seguros;
• 9.3.5 Proveedores de pensiones;
• 9.3.6 Proveedores externos de nómina salarial;
• 9.3.7 Proveedores de atención médica; y
• 9.3.8 Otros proveedores de beneficios.

9.4 Además, sus datos serán compartidos, incluyendo a las autoridades fiscales, las autoridades reguladoras, los banqueros de la Compañía, los administradores de TI, abogados, auditores, inversionistas, consultores y otros asesores profesionales. La Compañía espera que dichos terceros procesen cualquier información que se les revele de acuerdo con la ley aplicable, incluso con respecto a la confidencialidad y seguridad de los datos.

9.5 Los datos personales también se compartirán con ciertos sistemas de interconexión, como el sistema principal de recursos humanos y los sistemas locales de nómina salarial y beneficios. Los proveedores de tales sistemas, sus Compañías asociadas y subcontratistas pueden acceder a los datos contenidos en dichos sistemas.

9.6 Cuando los terceros descritos anteriormente actúan como un "procesador de datos", llevan a cabo sus tareas en nuestro nombre y siguen nuestras instrucciones para los fines mencionados anteriormente. En este caso, sus datos personales sólo se divulgarán a estas partes en la medida necesaria para proveer los servicios requeridos.

9.7 Además, podemos compartir datos personales con las autoridades nacionales para cumplir con una obligación legal a la que estamos sujetos. Este es, por ejemplo, el caso en el marco de procedimientos legales inminentes o pendientes o una auditoría legal.

La Compañía se compromete a proteger la seguridad de los datos personales que usted comparte con nosotros. La Compañía utiliza distintos métodos técnicos y organizativos para proteger sus datos personales de acuerdo con las leyes aplicables.

11.1 Cada cierto tiempo, sus datos personales (incluidas las categorías especiales de datos personales) se transferirán a las Compañías asociadas de la Compañía para procesarlos de acuerdo con los fines descritos en este Aviso de Privacidad. Esto se aplicará, por ejemplo, cuando la compañía o un gerente de esa compañía sea responsable de conducir o aprobar el proceso correspondiente o los datos sean parte de un directorio global donde otras personas necesitan tener acceso.

11.2 Estos gerentes o compañías asociadas pueden estar ubicados dentro de la Unión Europea y en otras partes del mundo (por ejemplo, Sudáfrica y Australia).

11.3 Los datos personales también pueden ser transferidos a terceros (por ejemplo, proveedores o reguladores de servicios como se estableció en los puntos precedentes), quienes pueden tener sistemas o proveedores ubicados fuera de la Unión Europea.

11.4 Como resultado, sus datos personales pueden transferirse a países fuera del país en el que se encuentra o fuera de la Unión Europea a países cuyas leyes de protección de datos pueden ser menos estrictas que las suyas.

11.5 La Compañía garantizará la existencia de salvaguardas apropiadas o adecuadas para proteger sus datos personales y que la transferencia de éstos cumpla con las leyes de protección aplicables.

11.6 Cuando así lo exijan las leyes de protección de datos aplicables, la Compañía se habrá asegurado de que los proveedores de servicios (incluyendo a otras Compañías asociadas) firmen cláusulas contractuales estándares aprobadas por la Comisión Europea o por otra autoridad supervisora con jurisdicción sobre el exportador de la Compañía pertinente. Puede obtener una copia de cualquier cláusula contractual estándar en vigencia que se relacione con las transferencias de sus datos personales enviando un correo electrónico a [email protected].

11.7 Si Usted se encuentra en la unión Europea o en el Reino Unido, Usted tiene derecho a solicitar una copia de cualquier acuerdo de transferencia de datos bajo el cual sus datos personales se transfieren, o de lo contario, tener acceso a las salvaguardas utilizadas. Cualquier acuerdo de transferencia de datos puesto a disposición puede ser redactado por razones de confidencialidad comercial. Para solicitar vista a estos contactos, por favor envíe un correo electrónico a [email protected].

12.1 Derecho a acceder, corregir y eliminar sus datos personales

• 12.1.1 La Compañía tiene por objetivo garantizar que todos los datos personales sean correctos. También tiene la responsabilidad de garantizar que los cambios en las circunstancias personales se notifiquen a la Compañía para que podamos garantizar que sus datos estén actualizados.
• 12.1.2 Usted tiene derecho a solicitar acceso a cualquiera de sus datos personales que la Compañía pueda tener, y a solicitar la corrección de cualquier información inexacta relacionada con su persona. Si Usted se encuentra en la unión Europea o en el Reino Unido, además, tiene derecho a solicitar la eliminación de cualquier información irrelevante que tengamos sobre usted.
• 12.1.3 Puede ver y actualizar algunos de estos datos usted mismo a través del portal de ESS/MSS. Para modificar los datos en relación con una solicitud de empleo, inicie sesión en nuestro sistema de reclutamiento, “Pg. Up”, a través de la página de carreras de la Compañía, o comuníquese con el equipo de reclutamiento con el que ha estado trabajando.

12.2 Portabilidad de datos

Si confiamos en su consentimiento o en el hecho de que el procesamiento es necesario para la ejecución de un contrato del que usted es parte como base legal para el procesamiento, y de que los datos personales se procesan por medios automáticos, usted tiene derecho si se encuentra en la unión Europea o en el Reino Unido a recibir todos los datos personales que ha proporcionado a la Compañía en un formato estructurado, comúnmente utilizado y legible por máquina, y también requerir que lo transmitamos a otro controlador cuando sea técnicamente factible.

12.3 Derecho a restringir el procesamiento:

Si Usted se encuentra en la unión Europea o en el Reino Unido, tiene derecho a restringir nuestro procesamiento de sus datos personales cuando:

• 12.3.1 impugne la fiabilidad de los datos personales hasta que hayamos tomado las medidas suficientes para corregir o verificar su exactitud;
• 12.3.2 el procesamiento es ilegal, pero usted no quiere que borremos los datos;
• 12.3.3 ya no necesitemos los datos personales para el procesamiento, pero aún sean útiles para el establecimiento, ejercicio o defensa ante reclamos legales; o
• 12.3.4 haya objetado el procesamiento justificado por motivos de interés legítimo (ver a continuación) a la espera de verificación de si la Compañía tiene motivos legítimos y convincentes para continuar el procesamiento.

Cuando los datos personales están sujetos a restricciones de esta manera, sólo los procesaremos con su consentimiento o para el establecimiento, ejercicio o defensa ante reclamos legales.

12.4 Derecho a revocar su consentimiento

Cuando nos basamos en su consentimiento para procesar información privada y nos ha brindado tal consentimiento para procesar los datos, usted tiene derecho a revocar dicho consentimiento en cualquier momento. Puede hacerlo (i) eliminando, en algunos casos, los datos correspondientes del sistema de recursos humanos pertinente (aunque tenga en cuenta que en este caso pueden permanecer en copias de seguridad y sistemas vinculados hasta que se elimine de acuerdo con nuestra política de retención de datos) o (ii) ponerse en contacto con su contacto local de Recursos Humanos. No obstante, será muy raro que nos basemos en su consentimiento para procesar los datos personales para su empleo o contratación.

12.5 Derecho a oponerse al procesamiento justificado por motivos de intereses legítimos

Si Usted se encuentra en la unión Europea o en el Reino Unido y nos basamos en un interés legítimo para procesar datos, usted tiene derecho a oponerse a ese procesamiento. Si tiene alguna objeción, debemos detener ese procesamiento a menos que podamos demostrar fundamentos legítimos convincentes para el procesamiento que anule sus intereses, derechos y libertades o cuando necesitemos procesar los datos para el establecimiento, ejercicio o defensa ante reclamos legales. Cuando dependemos de un interés legítimo como base para el procesamiento, creemos que podemos demostrar tales motivos legítimos, pero consideraremos cada caso de manera individual.

12.6 Derecho a oponerse a la toma de decisiones automática

Si Usted se encuentra en la unión Europea o en el Reino Unido tiene derecho a oponerse a cualquier decisión que afecte, de manera significativa, el hecho de que usted sea contratado únicamente por una computadora u otro proceso automatizado. En tal caso, tiene derecho a obtener intervención humana, expresar su punto de vista e impugnar la decisión automática.

12.7 Derecho a reclamar

También tiene derecho a presentar una queja ante una autoridad supervisora si considera que el procesamiento de sus datos personales infringe la ley aplicable.

12.8 Para obtener más información sobre sus derechos o para ejercer cualquiera de sus derechos, le pedimos que se ponga en contacto con nuestro Equipo de Protección de Datos enviando un correo electrónico a [email protected].

Podemos llevar a cabo cierto procesamiento de datos personales que estará sujeto a Avisos de Privacidad adicionales, informándole de dicha situación cuando corresponda.